1. Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

• De hulpverlener, Maartje Zwarteveen handelend onder Psychologiepraktijk Maartje
Zwarteveen, Kvk nummer: 76741605, te Land van Star Lichtenvoort 8, 9617 EX Harkstede
• De wet: de Wet bescherming persoonsgegevens en vanaf 25 mei 2018 de Algemene
Verordening Gegevensbescherming (AVG);
• Persoonsgegeven: elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke
persoon;
• Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met
betrekking tot persoonsgegevens. Daaronder wordt in ieder geval verstaan het verzamelen,
vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken,
verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van
terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het
afschermen, uitwisselen of vernietigen van gegevens;
• Bestand: elk samenhangend geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van
gegevens bij elkaar of gescheiden van elkaar wordt verzameld, dat volgens bepaalde criteria
toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;
• Verantwoordelijke: degene die alleen of samen met anderen het doel van en de middelen
voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. Verantwoordelijke kan zijn een
natuurlijke persoon, een rechtspersoon of een bestuursorgaan;
• Verwerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt,
zonder aan zijn rechtstreekse gezag te zijn onderworpen;
• Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;
• Derde: ieder ander dan de betrokkene, de verantwoordelijke, de verwerker of enig persoon
die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de verwerker gemachtigd is om
persoonsgegevens te verwerken;
• Ontvanger: degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt;
• Toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke en op informatie berustende
wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat persoonsgegevens over hem worden
verwerkt;
• Verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van
persoonsgegevens;
• Verzamelen van persoonsgegevens: het verkrijgen van persoonsgegevens.

2. Bereik
1. Dit reglement is van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking
van persoonsgegevens. Het is eveneens van toepassing op de niet geautomatiseerde
verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn
om daarin te worden opgenomen.
2. Dit reglement heeft betrekking op de verwerkingen van persoonsgegevens van voornamelijk
cliënten, maar kan ook van toepassing zijn op medewerkers.

3. Doel
1. Het doel van het verzamelen en het verwerken van persoonsgegevens is te beschikken over
de gegevens die noodzakelijk zijn voor het realiseren van wettelijke doeleinden alsmede de
doeleinden zoals die staan omschreven in de dienstomschrijving van psychologiepraktijk
Maartje Zwarteveen en het voeren van beleid en beheer in het kader van deze doeleinden.
2. De doeleinden waarvoor gegevens worden verzameld en verwerkt, staan uitdrukkelijk
omschreven in de dienstomschrijving die als bijlage is bijgevoegd.

4. Vertegenwoordiging betrokkene
1. Indien de betrokkene minderjarig is en de leeftijd van zestien jaren nog niet heeft bereikt of
indien de betrokkene meerderjarig is en onder curatele is gesteld, dan wel er ten behoeve
van de betrokkene een mentorschap is ingesteld, is in de plaats van de toestemming van de
betrokkene de toestemming van zijn wettelijk vertegenwoordiger vereist. De toestemming
wordt schriftelijk vastgelegd. Indien de betrokkene een schriftelijke machtiging heeft
afgegeven terzake diens vertegenwoordiging jegens verwerker, dan is mede toestemming
door de schriftelijk gemachtigde vereist.
2. Een toestemming kan door de betrokkene, diens schriftelijk gemachtigde of zijn wettelijk
vertegenwoordiger te allen tijde worden ingetrokken.

5. Verantwoordelijkheid voor het beheer en aansprakelijkheid
1. De verantwoordelijke is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de verwerking en het
beheer van de gegevens; onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke wordt doorgaans
een beheerder belast met het feitelijke beheer van de persoonsgegevens, maar dit is niet verplicht
bij kleinschalige persoonsgegevensverwerking zoals bij de hulpverlener het geval is.

2. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat er passende technische en organisatorische
maatregelen worden uitgevoerd ter beveiliging tegen enig verlies of enige vorm van onrechtmatige
verwerking van gegevens.
3. De in lid 1 bedoelde verantwoordelijkheid en het in lid 2 bepaalde geldt onverminderd indien de
verwerking plaats vindt door een verwerker; dit wordt geregeld in een overeenkomst (of door middel
van een andere rechtshandeling) tussen verwerker en verantwoordelijke.
4. De verantwoordelijke is aansprakelijk voor de schade die of het nadeel dat wordt veroorzaakt door
het niet-nakomen van de voorschriften uit de wet of dit reglement. De verwerker is aansprakelijk

voor die schade of dat nadeel, voor zover die/dat is ontstaan door zijn handelen.

6. Rechtmatige verwerking
1. Persoonsgegevens worden op een transparante wijze en in overeenstemming met de wet en
dit reglement op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
2. Persoonsgegevens worden alleen voor de in dit reglement bedoelde doeleinden verzameld
en worden niet verder verwerkt op een manier die onverenigbaar is met de doeleinden
waarvoor ze zijn verkregen.
3. Persoonsgegevens dienen - gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of
vervolgens worden verwerkt - toereikend en ter zake dienend te zijn; er worden niet meer
persoonsgegevens te worden verzameld of verwerkt dan voor het doel van de registratie
nodig is.
4. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt indien:
o de betrokkene voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft
verleend;
o de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst
waarbij betrokkene partij is (bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst met betrokkene)
of voor handelingen, op verzoek van betrokkene, die noodzakelijk zijn voor het
sluiten van een overeenkomst;
o de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting van de
verantwoordelijke na te komen;
o de gegevensverwerking noodzakelijk is in verband met een vitaal belang van
betrokkene;
o de gegevensverwerking noodzakelijk is met het oog op een belang van de
verantwoordelijke of van een derde, tenzij dat belang strijdig is met het belang van
degene van wie de gegevens worden verwerkt en dát belang voorgaat.

5. De registratie van het burgerservicenummer vindt alleen dan plaats wanneer daarvoor een
wettelijke basis bestaat en/of dat er door verantwoordelijke of verwerker een vorm van zorg
aan betrokkene wordt verleend.
6. Ieder die handelt onder het gezag van de verantwoordelijke of van de verwerker - en ook de
verwerker zelf - verwerkt alleen persoonsgegevens in opdracht van de verantwoordelijke,
behalve in geval van afwijkende wettelijke verplichtingen.
7. De gegevens worden alleen verwerkt door personen die uit hoofde van ambt, beroep,
wettelijk voorschrift, of op basis van een overeenkomst tot geheimhouding zijn verplicht.

7. Verwerking van persoonsgegevens
1. De verwerking vindt plaats door hulp- of dienstverleners in de maatschappelijke
dienstverlening voor zover dat met het oog op een goede behandeling of verzorging van de
betrokkene, dan wel beheer van de desbetreffende instelling of beroepspraktijk noodzakelijk
is.
2. De verwerking geschiedt met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.
3. De verwerking geschiedt op verzoek van een verzekeraar voor zover dat noodzakelijk is voor
de beoordeling van het door de verzekeraar te verzekeren risico, dan wel voor zover dat
noodzakelijk is voor de uitvoering van een verzekeringsovereenkomst.
4. Zonder toestemming van de cliënt kunnen ten behoeve van statistiek of wetenschappelijk
onderzoek op het gebied van de volksgezondheid aan een ander gegevens over de patiënt
worden verstrekt indien:
a. het vragen van toestemming in redelijkheid niet mogelijk is en met betrekking tot de
uitvoering van het onderzoek is voorzien in zodanige waarborgen, dat de persoonlijke
levenssfeer van de cliënt niet onevenredig wordt geschaad, of
b. het vragen van toestemming, gelet op de aard en het doel van het onderzoek, in
redelijkheid niet kan worden verlangd en de hulpverlener zorg heeft gedragen dat de
gegevens in zodanige vorm worden verstrekt dat herleiding tot individuele personen
redelijkerwijs wordt voorkomen. Verstrekking is pas mogelijk indien:
c. het onderzoek het algemeen belang dient;
d. het onderzoek niet zonder de desbetreffende gegevens kan worden uitgevoerd en
e. voor zover de betrokken cliënt tegen een verstrekking niet uitdrukkelijk bezwaar heeft
gemaakt.
5. Het verbod om bijzondere gegevens als bedoeld in artikel 8 te verwerken is niet van
toepassing voor zover dat noodzakelijk is in aanvulling op de verwerking van
persoonsgegevens over iemands gezondheid met het oog op een goede behandeling of
verzorging van de betrokkene.

8. Bijzondere persoonsgegevens
1. De verwerking van persoonsgegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras,
politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, het lidmaatschap van een vakvereniging of
van strafrechtelijke persoonsgegevens is verboden, behalve in de gevallen waarin de wet
uitdrukkelijk bepaalt door wie, met welk doel en onder welke voorwaarden dergelijke
gegevens wel mogen worden verwerkt.
2. Het in het vorige lid bedoelde verbod geldt, niet voor zover er sprake is van een uitzondering
zoals bedoeld in artikel 23 van de Uitvoeringswet Algemene verordening
gegevensbescherming.

9. Gegevensverwerving
Gegevens verkregen bij betrokkene

1. Indien bij de betrokkene zelf de persoonsgegevens worden verkregen, deelt de
verantwoordelijke de betrokkene vóór het moment van verkrijging mede:
• zijn identiteit;
• het doel van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd, tenzij de betrokkene dat
doel al kent.
2. De verantwoordelijke verstrekt de betrokkene nadere informatie voor zover dat - gelet op de
aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij zijn verkregen of het gebruik dat ervan
wordt gemaakt - nodig is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige
verwerking te waarborgen.
3. Bij verkrijging van gegevens buiten de betrokkene om deelt de verantwoordelijke de betrokkene
mede:
• zijn identiteit;
• de aard van de gegevens en het doel van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd;
Het moment waarop dat moet gebeuren is:
• het moment dat de verantwoordelijke de gegevens vastlegt of
• als de verantwoordelijke de gegevens uitsluitend verzamelt om deze aan een derde te
verstrekken: uiterlijk op het moment van eerste verstrekking aan die derde
4. De verantwoordelijke verstrekt nadere informatie voor zover dat - gelet op de aard van de
gegevens, de omstandigheden waaronder zij worden verkregen of het gebruik dat ervan wordt
gemaakt - nodig is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te
waarborgen.
5. Het onder 3 bepaalde is niet van toepassing indien de daar bedoelde mededeling onmogelijk
blijkt of een onevenredige inspanning kost. In dat geval legt de verantwoordelijke de herkomst
van de gegevens vast.
6. Het onder 3 bepaalde is evenmin van toepassing indien de vastlegging of verstrekking bij of
krachtens de wet is voorgeschreven. In dat geval dient de verantwoordelijke de betrokkene op
diens verzoek te informeren over het wettelijk voorschrift dat tot vastlegging of verstrekking van
de betreffende gegevens heeft geleid.

10. Recht op inzage
1. De betrokkene heeft het recht kennis te nemen van de verwerkte gegevens die op zijn persoon
betrekking hebben en mag hiervan een kopie ontvangen.
2. De verantwoordelijke deelt een ieder op diens verzoek - zo spoedig mogelijk maar uiterlijk
binnen vier weken na ontvangst van het verzoek - schriftelijk mee of persoonsgegevens worden
verwerkt die hem betreffen.
3. Indien dat het geval is, verstrekt de verantwoordelijke de verzoeker desgewenst - zo spoedig
mogelijk maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek - schriftelijk een volledig

overzicht daarvan met informatie over het doel of de doelen van de gegevensverwerking, de
gegevens of categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft, de ontvangers of
categorieën van ontvangers van de gegevens alsmede de herkomst van de gegevens.
4. Indien een gewichtig belang van de verzoeker dit eist, voldoet de verantwoordelijke aan het
verzoek in een andere dan de schriftelijke vorm die aan dat belang is aangepast.
5. De verantwoordelijke kan weigeren aan een verzoek te voldoen indien en voor zover dit
noodzakelijk is in verband met:
• de opsporing en vervolging van strafbare feiten;
• de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen.

11. Verstrekking van persoonsgegevens
1. Verstrekking van persoonsgegevens aan een derde geschiedt in beginsel niet anders dan na
toestemming van betrokkene of diens vertegenwoordiger, behoudens een daartoe strekkend
wettelijk voorschrift of de noodtoestand.
2. Indien verantwoordelijke zonder toestemming van betrokkene of diens wettelijk
vertegenwoordiger persoonsgegevens aan derden verstrekt, stelt verantwoordelijk betrokkene
of diens wettelijk vertegenwoordiger daarvan onverwijld in kennis, tenzij dit gevaar oplevert
voor personen en of zaken.

12. Recht op correctie, aanvulling, verwijdering
1. Op schriftelijk verzoek van een betrokkene gaat de verantwoordelijke over tot verbetering,
aanvulling, verwijdering en/of afscherming (het vergeetrecht) van de over de verzoeker
verwerkte persoonsgegevens, indien en voor zover deze gegevens feitelijk onjuist, voor het doel
van de verwerking onvolledig, niet ter zake dienend zijn of meer omvatten dan voor het doel van
de registratie nodig is, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden
verwerkt. Het verzoek van betrokkene bevat de aan te brengen wijzigingen.
2. De verantwoordelijke deelt de verzoeker zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken
na ontvangst van het verzoek, schriftelijk mee of hij daaraan voldoet. Indien hij daaraan niet of
niet geheel wil voldoen, motiveert hij dat. Verzoeker heeft in dit verband de mogelijkheid zich te
wenden tot de klachtencommissie van de verantwoordelijke.
3. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling,
verwijdering en/of afscherming binnen 14 werkdagen, en wanneer dit redelijkerwijs niet
mogelijk blijkt anders zo spoedig mogelijk nadien, wordt uitgevoerd.

13. Bewaren van gegevens
1. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de
betrokkene te identificeren, dan noodzakelijk is voor de realisatie van de doelen waarvoor zij
worden verzameld of vervolgens worden verwerkt.
2. De verantwoordelijke stelt vast hoelang de opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven.

3. De bewaartermijn voor medische- en/of zorggegevens is in beginsel twintig jaar, te rekenen
vanaf het tijdstip waarop zij zijn vervaardigd, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van
een goed hulpverlener of verantwoordelijke voortvloeit.
4. Gegevens van niet medische aard worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de
realisatie van de doelen waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, tenzij ze
uitsluitend voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden bewaard.
Indien de desbetreffende gegevens zodanig zijn bewerkt dat herleiding tot individuele personen
onmogelijk is, kunnen zij in geanonimiseerde vorm bewaard blijven.
5. Indien de bewaartermijn van de persoonsgegevens is verstreken of de betrokkene een verzoek
doet tot verwijdering vóór het verstrijken van de bewaartermijn, worden de desbetreffende
medische gegevens binnen een termijn van drie maanden verwijderd.

7. Verwijdering blijft echter achterwege wanneer redelijkerwijs is aan te nemen dat
• het bewaren van groot belang is voor een ander dan de betrokkene;
• het bewaren op grond van een wettelijk voorschrift vereist is of
• indien daarover tussen de betrokkene en de verantwoordelijke overeenstemming bestaat.

14. Klachtenregeling
Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd, kan hij
zich richten tot:
• de verantwoordelijke; het eventueel binnen de organisatie functionerende orgaan voor
onafhankelijke klachtenbehandeling of een dergelijk buiten de onderneming functionerend orgaan
waarbij de therpeut zich heeft aangesloten;
• het College Bescherming Persoonsgegevens met het verzoek te bemiddelen en te adviseren
in het geschil tussen de betrokkene en de verantwoordelijke en
• de rechtbank arrondissement Noord-Nederland, in de gevallen als bedoeld in artikel 46 van
de wet

15. Wijzigingen inwerkingtreding en afschrift
1. Wijzigingen in dit reglement worden aangebracht door de verantwoordelijke. De wijzigingen in
het reglement zijn van kracht vier weken nadat ze bekend zijn gemaakt aan betrokkenen.
2. Dit reglement treedt in werking per 01-11-2023.
3. Dit reglement is bij de verantwoordelijke in te zien. Desgewenst kan tegen kostprijs een afschrift
van dit reglement worden verkregen.
16. Onvoorzien

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de verantwoordelijke, met inachtneming van
het bepaalde in de wet en het doel en de strekking van dit reglement.

Hieronder zal per doel aangegeven worden welke gegevens worden verwerkt, welke juridische
grondslag daarvoor geldt en welke bewaartermijn gehanteerd zal worden.

Gegevens die worden verwerkt om de overeenkomst uit te kunnen voeren:
Dit zijn naam, burgerservicenummer, adres, telefoonnummer, e-mailadres, social media accounts.
Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst
Bewaartermijn: tot 6 maanden na het einde van onze overeenkomst

Gegevens die worden verwerkt in een klantenbestand, alsmede ten dienste van facturatie en
financiële administratie:
Dit zijn naam, (eventueel) burgerservicenummer (BSN), (eventueel) bedrijfsnaam, factuuradres,
leveringsadres, telefoonnummer, kvk nummer, btw nummer, e-mailadres, aankoopgeschiedenis,
bankgegevens.
Grondslag: Wettelijke verplichting
Bewaartermijn: tot 7 jaar na het einde van onze overeenkomst

Gegevens die worden verwerkt in een cliëntendossier:
Dit zijn naam (contactpersoon), burgerservicenummer, (eventueel) bedrijfsnaam, digitale kopie van
uitgevoerde werkzaamheden en/of van behaalde resultaten.
Grondslag: Wettelijke verplichting
Bewaartermijn: tot 20 jaar na het einde van onze overeenkomst

Gegevens die worden verwerkt voor marketingdoeleinden:
Dit zijn naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, ip-adres, social media account
Grondslag: Expliciete toestemming
Bewaartermijn: tot er wordt uitgeschreven voor de nieuwsbrief en/of wordt aangegeven niet langer
meer door mij benaderd te willen worden.

Gegevens die worden verwerkt voor recensies:
Dit zijn naam, bedrijfsnaam, website, foto.
Grondslag: Expliciete toestemming
Bewaartermijn: tot deze niet meer representatief zijn voor de dienstverlening of zoveel eerder er een
verzoek wordt gedaan tot verwijdering.

Gegevens die worden verwerkt via het contactformulier:
Dit zijn naam, e-mailadres, telefoonnummer
Grondslag: Expliciete toestemming
Bewaartermijn: tot 6 maanden na het einde van onze overeenkomst of direct als er geen
overeenkomst voortvloeit uit het contactformulier.

Gegevens die worden verwerkt door het plaatsen van berichten of reacties onder een
(blog)bericht:
Dit zijn naam, e-mailadres, ip-adres, website
Grondslag: Expliciete toesteming
Bewaartermijn: tot de degene die de reactie heeft geplaatst, deze zelf weer verwijdert, of wanneer ik
de reactie verwijder (indien deze ongepast is) of mijn bericht verwijder.